Klachtencommissie

Klachtenprocedure

Clavis doet er alles aan om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Het kan toch gebeuren dat u niet geheel tevreden bent over de gang van zaken. Problemen over een afspraak die niet nagekomen wordt, een medewerker die u onvriendelijk te woord staat, informatie waar u geen touw aan vast kunt knopen…
Clavis hoort graag van u waarover u niet tevreden bent, zodat we kunnen proberen hier iets aan te veranderen. Spreek uw ontevredenheid altijd eerst uit tegen de betrokken medewerker en probeer samen tot een passende oplossing te komen.

U komt er samen niet uit
Indien u er toch niet uitkomt met de medewerker dan kunt u uw klacht doorgeven aan resp. de desbetreffende manager van de afdeling en de directeur van Clavis. De afwikkeling van de klacht wordt schriftelijk aan u bevestigd.

Geschillenprocedure

Omdat iedere klacht er één te veel is, doen wij er alles aan om uw klacht naar tevredenheid op te lossen. Het kan echter gebeuren dat we er samen niet uit komen. U vindt bijvoorbeeld dat uw klacht niet naar behoren is afgehandeld, of u bent het niet eens met de oplossing die Clavis voorstelt. In zulke gevallen is het mogelijk om het geschil tussen uzelf en Clavis voor te leggen aan de Klachtencommissie. Samen met de twee andere Zeeuwsvlaamse corporaties Woongoed Zeeuws-Vlaanderen en Woonstichting Hulst en Stichting De Zoutvliet uit Terneuzen is een Regionale Klachtencommissie opgericht.

Taak
De klachtencommissie heeft als taak geschillen te behandelen en hierover een advies aan de directie van Clavis uit te brengen.

Wanneer kunt u een geschil indienen?
Wanneer u vindt dat een klacht niet goed is opgelost kunt u een geschil voorleggen bij de klachtencommissie.

De klachtencommissie neemt echter alleen geschillen in behandeling die voldoen aan de volgende voorwaarden:

a. de klacht die ten grondslag ligt aan het geschil moet betrekking hebben op het handelen of nalaten van Clavis of personen die voor Clavis werkzaam zijn;

b. het moet aantoonbaar zijn dat u eerst met Clavis heeft geprobeerd tot een oplossing te komen. Is dit niet het geval dan wordt de zaak terugverwezen naar de werkorganisatie. De reguliere weg moet zijn behandeld. Dit wil zeggen, dat respectievelijk aan een medewerker, de manager en de directeur de klacht moet zijn voorgelegd.  Ook als de klacht nog in behandeling is bij een andere instantie, wordt deze niet door de klachtencommissie in behandeling genomen.

Er zijn een paar uitzonderingen die de klachtencommissie niet behandelt:

a. geschillen die zijn voorgelegd aan de rechter of aan een andere commissie of officiële instantie;

b. geschillen met betrekking tot de jaarlijkse huurverhoging (huurcommissie);

c. klachten/geschillen die discriminerend van aard zijn;

d. geschillen over de visie of het beleid van Clavis;

e. geschillen of klachten m.b.t. een woningtoewijzing.  

Waar kunt u uw klacht indienen? 
U kunt u schriftelijke klacht sturen naar: De Regionale Klachtencommissie Zeeuwsvlaamse Woningcorporaties, p/a  Postbus 150, 4530 AD  Terneuzen.   Aan de behandeling van uw klacht door de klachtencommissie zijn voor u geen kosten verbonden.